System RMA do obsługi reklamacji i zwrotów w jednym miejscu
Studio RMA.net to system do obsługi reklamacji klientów, zwrotów i napraw dla firm handlowych, producentów i serwisów. Przyjmij zgłoszenie przez Internet, nadaj numer RMA i kontroluj każdy etap reklamacji aż do rozliczenia.
Moduły systemu Studio RMA.net
Jedno narzędzie do obsługi reklamacji - od formularza dla klienta, przez pracę serwisu, po rozliczenie i raport przyczyn zwrotów.
Rejestracja zgłoszeń online
Klient lub kontrahent zakłada reklamację przez formularz w przeglądarce, dołącza zdjęcia i dokument zakupu. System nadaje numer RMA i wysyła potwierdzenie.
Efekt: koniec z reklamacjami przyjmowanymi mailem i telefonicznie.
Czytaj: obsługa reklamacji online →Numer RMA i dokumenty reklamacyjne
Każde zgłoszenie prowadzone jest pod jednym identyfikatorem, który wiąże klienta, produkt, załączniki i decyzje serwisu w jedną ścieżkę.
Efekt: pełna historia sprawy w jednym miejscu.
Czytaj: numer RMA w systemie reklamacyjnym →Nadzorowanie statusów reklamacji
Kalendarz i rejestr pokazują, które zgłoszenia czekają na decyzję, a które są w naprawie. Kolumna Dni odlicza czas do terminu rozpatrzenia, ustawianego na 14 dni od daty przyjęcia: tło zielone przy zapasie, żółte na tydzień przed terminem, czerwone w dniu terminu, a po terminie liczba ujemna.
Efekt: żadne zgłoszenie nie przekracza terminu bez sygnału.
Czytaj: program do nadzorowania reklamacji →Formularz reklamacyjny dla klienta
Konfigurowalny formularz dopasowany do asortymentu i procedur firmy, z polami słownikowymi ograniczającymi błędne opisy usterek.
Efekt: komplet danych już przy pierwszym kontakcie.
Czytaj: formularz reklamacyjny online →Raporty i analiza przyczyn zwrotów
Zestawienia liczby zgłoszeń, czasu obsługi i najczęstszych przyczyn reklamacji, z eksportem danych do dalszej pracy.
Efekt: wiedza o tym, które produkty wracają najczęściej.
Czytaj: raporty reklamacyjne →Dlaczego Studio RMA.net
Aplikacja webowa działająca w przeglądarce, bez instalacji na stanowiskach roboczych i bez ograniczeń lokalizacyjnych.
Dostęp z przeglądarki
Praca w chmurze prywatnej Cloud RMA albo na serwerze firmy, na komputerze lub urządzeniu z Androidem, bez instalacji na stanowiskach. Serwis, magazyn i biuro obsługi pracują na tych samych danych.
Wymiana danych z ERP
Integracje z SAP, Microsoft Dynamics, Comarch ERP XL i enova 365 łączą zgłoszenie z dokumentem sprzedaży i historią zamówień klienta. Bez integracji na bieżąco działa wymiana plikowa: import kartotek, eksport reklamacji i usług. Bez podwójnego wprowadzania danych.
Interfejs po polsku i angielsku
Język interfejsu wybiera się na ekranie logowania. Wszystkie oddziały pracują na wspólnej bazie zgłoszeń.
Uprawnienia i historia zmian
Role i prawa użytkowników, logowanie kontem Active Directory i szyfrowanie SSL. Historia dokumentu i przycisk Rewizja zmian pokazują zmiany w reklamacji. Wydruk reklamacji ma sekcje Ochrona danych osobowych i Przechowywanie.
Parametry techniczne Studio RMA.net
- Platforma
- Aplikacja webowa ASP.NET, baza Microsoft SQL Server
- Urządzenia
- Komputer lub urządzenie z Androidem
- Model wdrożenia
- Chmura prywatna Cloud RMA albo serwer firmy
- Infrastruktura
- Własne data center SoftwareStudio, ponad 340 serwerów
- Integracje
- SAP, Microsoft Dynamics, Comarch ERP XL, enova 365, wymiana plikowa
- Kanały zgłoszeń
- Formularz WWW (B2C), konto kontrahenta w portalu (B2B), zgłoszenie dopisane przez pracownika
- Język interfejsu
- Polski i angielski
- Wsparcie
- Szkolenia, Software Maintenance: aktualizacje i poprawki
Jak wygląda praca w Studio RMA.net
Trzy widoki, z których korzysta się najczęściej. Kliknij zrzut, aby powiększyć.
Rejestr zgłoszeń reklamacyjnych
Rejestr wszystkich zgłoszeń z numerem RMA, datą przyjęcia i licznikiem dni do terminu.
Dopisywanie zgłoszenia reklamacyjnego
Formularz rejestracji reklamacji z sekcjami danych i wyborem sposobu powiadomienia.
Reklamacje w realizacji z kontrolą terminów
Sprawy w toku posortowane według liczby dni pozostałych do terminu odpowiedzi.
Wdrożenie systemu RMA w 6 krokach
Standardowe wdrożenie trwa 4-8 tygodni od podpisania umowy. Czasy etapów pochodzą z harmonogramu wdrożeniowego, a nie z uśrednionej statystyki.
Analiza ścieżki reklamacyjnej
Mapa obecnej ścieżki zgłoszenia, lista statusów, punktów decyzyjnych i progów terminowych. Czas: 3-5 dni.
Konfiguracja statusów i ról
Parametryzacja statusów, ról, uprawnień i szablonów korespondencji z klientem. Czas: 1-2 tygodnie.
Integracja z ERP i import kartotek
Połączenie z SAP, Microsoft Dynamics, Comarch ERP XL lub enova 365 albo import kartotek kontrahentów i asortymentu z pliku. Czas: 1-2 tygodnie.
Testy
Sprawdzenie konfiguracji i integracji przed uruchomieniem. Czas: 3-5 dni.
Szkolenia
Szkolenie działu serwisu i obsługi klienta. Czas: 2-3 dni.
Uruchomienie produkcyjne
Start pracy na danych firmy. W abonamencie Software Maintenance działa od pierwszego dnia umowy: aktualizacje, poprawki i usuwanie błędów.
Studio RMA.net dla różnych branż
System sprawdza się wszędzie tam, gdzie zwroty i naprawy trzeba prowadzić w sposób powtarzalny.
Sklepy i sieci handlowe
Reklamacje z kanału internetowego i sklepów stacjonarnych trafiają do jednego rejestru, z tym samym numerem RMA i tą samą ścieżką decyzji.
Producenci i dystrybutorzy
Analiza przyczyn zwrotów wskazuje partie i wyroby wymagające poprawy, a dane wracają do działu jakości.
Serwisy i punkty napraw
Kalendarz napraw, statusy zleceń i rozliczenie kosztów prowadzone są w tym samym systemie co przyjęcie zgłoszenia. Serwis ewiduje roboczogodziny i części, a naprawy rozlicza osobno jako gwarancyjne i pogwarancyjne.
Modele udostępnienia Studio RMA.net
Wybór modelu zależy od polityki IT firmy i liczby osób pracujących w systemie.
Abonament w chmurze prywatnej
Miesięczna kwota obejmuje opłatę podstawową, licencje dostępowe liczone jako użytkownicy jednocześnie zalogowani i hosting w chmurze prywatnej Cloud RMA. Software Maintenance jest częścią abonamentu.
Instalacja na serwerze firmy
Program działa w infrastrukturze przedsiębiorstwa. Ten model zawsze wyceniamy indywidualnie, a Software Maintenance jest usługą dodatkową.
Od czego zależy cena
Od typów obsługiwanych zgłoszeń, liczby jednocześnie zalogowanych użytkowników, portalu dla klientów i partnerów, aplikacji mobilnej dla serwisantów oraz integracji z ERP. Wycenę przygotowujemy zwykle w ciągu dwóch dni roboczych.
Poznaj system RMA od podstaw
Poradniki w serwisie reklamacje.net.pl dla osób odpowiedzialnych za obsługę klienta, serwis i jakość.
System RMA - co to jest i jak działa
Definicja Return Merchandise Authorization, rola numeru RMA i miejsce systemu w obsłudze posprzedażowej.
Czytaj: system RMA →Zarządzanie reklamacjami w firmie
Jak uporządkować ścieżkę zgłoszenia od przyjęcia, przez decyzję, po rozliczenie i odpowiedź dla klienta.
Czytaj: zarządzanie reklamacjami →Obsługa reklamacji online
Co zmienia przeniesienie zgłoszeń do portalu internetowego i jakie dane warto zbierać już na formularzu.
Czytaj: obsługa reklamacji online →Najczęstsze pytania o system RMA
Co to jest system RMA?
System RMA (Return Merchandise Authorization) to oprogramowanie do obsługi zwrotów, wymian i napraw produktów. Każde zgłoszenie otrzymuje unikalny numer RMA, po którym można śledzić jego status od przyjęcia do rozliczenia. Studio RMA.net obsługuje reklamacje od klientów B2B i B2C w jednym rejestrze.
Do czego służy numer RMA?
Numer RMA to identyfikator nadawany zgłoszeniu przy rejestracji. W Studio RMA.net ma postać 12 znaków szesnastkowych w trzech grupach, np. 3FC7-4CA8-9AE0, a dokument reklamacji dostaje osobny numer w formacie RRRR-MM-NNNN. Klient podaje numer RMA przy każdym kontakcie i sprawdza po nim status reklamacji.
Czy klient może zgłosić reklamację samodzielnie przez internet?
Tak. Studio RMA.net udostępnia formularz reklamacyjny w przeglądarce, dostępny przez całą dobę. Klient opisuje usterkę, dołącza zdjęcia i dokument zakupu, a system od razu nadaje numer RMA i wysyła potwierdzenie na adres e-mail.
Czy Studio RMA.net działa w chmurze?
Tak, w chmurze prywatnej Cloud RMA na infrastrukturze SoftwareStudio - ponad 340 serwerów w dwóch data center - z izolacją danych klienta. Alternatywą jest instalacja na serwerze firmy. W obu wariantach program działa w przeglądarce, bez instalowania oprogramowania na stanowiskach.
Jak system RMA ogranicza liczbę pomyłek przy zwrotach?
Każdy zwrot prowadzony jest pod jednym identyfikatorem, a kontrahent i produkt pobierane są z kartotek zamiast wpisywania z ręki. Historia zmian statusu zapisuje się automatycznie, więc nie ma sytuacji, w której dwie osoby prowadzą to samo zgłoszenie w dwóch wersjach.
Czy system RMA integruje się z systemem ERP?
Tak. Potwierdzone integracje to SAP, Microsoft Dynamics, Comarch ERP XL i enova 365: zgłoszenie łączy się z dokumentem sprzedaży i historią zamówień klienta. Bez integracji na bieżąco działa wymiana plikowa, czyli import kartotek kontrahentów i asortymentu oraz eksport reklamacji i usług serwisowych.
Chcesz uporządkować obsługę reklamacji?
Uruchom bezpłatne demo Studio RMA.net i sprawdź, jak system prowadzi zgłoszenie od formularza do rozliczenia.
Skontaktuj się z nami
Zapytaj o demo, wycenę lub szczegóły techniczne. Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego.
SoftwareStudio Group Sp. z o.o. | ul. Innowatorów 8, 62-069 Dąbrowa