Prowadź reklamacje i zwroty w jednym systemie
Studio RMA.net to oprogramowanie klasy RMA dla firm handlowych, producentów i serwisów. Przyjmij zgłoszenie przez internet, nadaj numer RMA i kontroluj każdy etap reklamacji aż do rozliczenia.
Moduły systemu Studio RMA.net
Kompletna obsługa reklamacji - od formularza dla klienta, przez pracę serwisu, po rozliczenie i raport przyczyn zwrotów.
Rejestracja zgłoszeń online
Klient lub kontrahent zakłada reklamację przez formularz w przeglądarce, dołącza zdjęcia i dokument zakupu. System nadaje numer RMA i wysyła potwierdzenie.
Efekt: koniec z reklamacjami przyjmowanymi mailem i telefonicznie.
Czytaj: system rejestracji zgłoszeń online →Numer RMA i dokumenty reklamacyjne
Każde zgłoszenie prowadzone jest pod jednym identyfikatorem, który wiąże klienta, produkt, załączniki i decyzje serwisu w jedną ścieżkę.
Efekt: pełna historia sprawy w jednym miejscu.
Czytaj: dokumenty reklamacyjne →Nadzorowanie statusów reklamacji
Kalendarz i rejestr pokazują, które zgłoszenia czekają na decyzję, które są w naprawie, a którym kończy się ustawowy termin odpowiedzi.
Efekt: żadne zgłoszenie nie przekracza terminu bez sygnału.
Czytaj: aplikacja do nadzorowania reklamacji →Formularz reklamacyjny dla klienta
Konfigurowalny formularz dopasowany do asortymentu i procedur firmy, z polami słownikowymi ograniczającymi błędne opisy usterek.
Efekt: komplet danych już przy pierwszym kontakcie.
Czytaj: formularz reklamacyjny →Raporty i analiza przyczyn zwrotów
Zestawienia liczby zgłoszeń, czasu obsługi i najczęstszych przyczyn reklamacji, z eksportem danych do dalszej pracy.
Efekt: wiedza o tym, które produkty wracają najczęściej.
Czytaj: program do raportowania →Wsparcie AI w obsłudze zgłoszeń
Algorytmy wstępnie kwalifikują zgłoszenia, podpowiadają kategorię usterki i typują sprawy wymagające decyzji człowieka.
Efekt: szybsza kwalifikacja przy tej samej obsadzie.
Czytaj: AI w obsłudze reklamacji →Dlaczego Studio RMA.net
Aplikacja webowa działająca w przeglądarce, bez instalacji na stanowiskach roboczych i bez ograniczeń lokalizacyjnych.
Dostęp z przeglądarki
Praca w modelu SaaS lub na serwerze firmy, bez instalacji na stanowiskach. Serwis, magazyn i biuro obsługi pracują na tych samych danych.
Wymiana danych z ERP
Kartoteki kontrahentów i asortymentu pobierane z systemu sprzedaży, rozliczenia przekazywane zwrotnie. Bez podwójnego wprowadzania danych.
Obsługa wielu języków
Interfejs i korespondencja z klientem w kilku wersjach językowych. Przydatne przy sprzedaży zagranicznej.
Uprawnienia i log zmian
Role użytkowników, ograniczenia widoczności danych i zapis każdej zmiany statusu. Zgodność z RODO.
Parametry techniczne Studio RMA.net
- Platforma
- Aplikacja webowa (przeglądarka)
- Model wdrożenia
- SaaS w chmurze lub on-premise
- Integracje
- ERP, sklep internetowy, wymiana plikowa
- Kanały zgłoszeń
- Portal klienta, biuro obsługi, sklep stacjonarny
- Język interfejsu
- Wielojęzyczny, w tym polski i angielski
- Wsparcie
- Helpdesk, asysta wdrożeniowa, szkolenia
Jak wygląda praca w Studio RMA.net
Trzy widoki, z których korzysta się najczęściej. Kliknij zrzut, aby powiększyć.
Rejestr zgłoszeń reklamacyjnych
Rejestr wszystkich zgłoszeń z numerem RMA, datą przyjęcia i licznikiem dni do terminu.
Dopisywanie zgłoszenia reklamacyjnego
Formularz rejestracji reklamacji z sekcjami danych i wyborem sposobu powiadomienia.
Reklamacje w realizacji z kontrolą terminów
Sprawy w toku posortowane według liczby dni pozostałych do terminu odpowiedzi.
Wdrożenie systemu RMA w 6 krokach
Przejrzysty proces bez zaskoczeń. Zakres każdego etapu ustalamy przed startem prac.
Analiza procesu reklamacyjnego
Mapa obecnej ścieżki zgłoszenia, lista statusów i punktów decyzyjnych. Bezpłatna konsultacja wstępna.
Konfiguracja słowników
Parametryzacja statusów, typów zgłoszeń, ścieżek akceptacji i uprawnień użytkowników.
Import kartotek
Migracja kontrahentów, asortymentu i historii zgłoszeń z dotychczasowego systemu lub arkusza.
Integracje
Podłączenie do systemu ERP i sklepu internetowego, konfiguracja wymiany danych o sprzedaży i gwarancjach.
Szkolenia
Szkolenie dla biura obsługi, serwisu i osób rozliczających reklamacje, wraz z materiałami.
Uruchomienie produkcyjne
Start systemu z asystą wdrożeniową i wsparciem w pierwszych tygodniach pracy.
Studio RMA.net dla różnych branż
System sprawdza się wszędzie tam, gdzie zwroty i naprawy trzeba prowadzić w sposób powtarzalny.
Sklepy i sieci handlowe
Reklamacje z kanału internetowego i sklepów stacjonarnych trafiają do jednego rejestru, z tym samym numerem RMA i tą samą ścieżką decyzji.
Producenci i dystrybutorzy
Analiza przyczyn zwrotów wskazuje partie i wyroby wymagające poprawy, a dane wracają do działu jakości.
Serwisy i punkty napraw
Kalendarz napraw, statusy zleceń i rozliczenie kosztów prowadzone są w tym samym systemie co przyjęcie zgłoszenia.
Modele udostępnienia Studio RMA.net
Wybór modelu zależy od polityki IT firmy i liczby osób pracujących w systemie.
Abonament w chmurze
Opłata miesięczna za dostęp, aktualizacje i utrzymanie środowiska po stronie SoftwareStudio. Start bez inwestycji w serwery.
Licencja na serwer firmy
Instalacja w infrastrukturze przedsiębiorstwa, z licencją wieczystą i osobną umową serwisową.
Zakres dopasowany do procesu
Cena zależy od liczby użytkowników, zakresu integracji i stopnia dostosowania formularzy. Wycena przygotowywana indywidualnie.
Poznaj system RMA od podstaw
Artykuły dla osób odpowiedzialnych za obsługę klienta, serwis i jakość.
System RMA - co to jest i jak działa
Definicja Return Merchandise Authorization, rola numeru RMA i miejsce systemu w obsłudze posprzedażowej.
Czytaj: system RMA →Zarządzanie reklamacjami w firmie
Jak uporządkować ścieżkę zgłoszenia od przyjęcia, przez decyzję, po rozliczenie i odpowiedź dla klienta.
Czytaj: zarządzanie reklamacjami →Obsługa reklamacji online
Co zmienia przeniesienie zgłoszeń do portalu internetowego i jakie dane warto zbierać już na formularzu.
Czytaj: obsługa reklamacji online →Najnowsze artykuły o obsłudze reklamacji
AI analizuje zgłoszenia reklamacyjne
Jak algorytmy wstępnie kwalifikują zgłoszenia i które decyzje nadal wymagają udziału człowieka.
Czytaj artykuł →Mniej pracy, szybsze decyzje z AI w Studio RMA.net
Które etapy obsługi reklamacji można powierzyć automatom bez pogorszenia jakości odpowiedzi.
Czytaj artykuł →Reklamacja jako źródło cennych informacji
Dlaczego dane ze zgłoszeń warto przekazywać do działu jakości i jak je do tego przygotować.
Czytaj artykuł →Najczęstsze pytania o system RMA
Co to jest system RMA?
System RMA (Return Merchandise Authorization) to oprogramowanie do obsługi zwrotów, wymian i napraw produktów. Każde zgłoszenie otrzymuje unikalny numer RMA, po którym można śledzić jego status od przyjęcia do rozliczenia. Studio RMA.net obsługuje reklamacje od klientów B2B i B2C w jednym rejestrze.
Do czego służy numer RMA?
Numer RMA to identyfikator nadawany zgłoszeniu w chwili rejestracji. Wiąże ze sobą klienta, reklamowany produkt, dokumenty i decyzje serwisu. Klient podaje ten numer przy każdym kontakcie i sprawdza po nim status reklamacji w portalu, bez telefonu do biura obsługi.
Czy klient może zgłosić reklamację samodzielnie przez internet?
Tak. Studio RMA.net udostępnia formularz reklamacyjny w przeglądarce, dostępny przez całą dobę. Klient opisuje usterkę, dołącza zdjęcia i dokument zakupu, a system od razu nadaje numer RMA i wysyła potwierdzenie na adres e-mail.
Czy Studio RMA.net działa w chmurze?
Studio RMA.net dostępny jest w modelu SaaS w chmurze oraz w instalacji na serwerach przedsiębiorstwa. Wariant chmurowy nie wymaga instalowania oprogramowania na stanowiskach roboczych - wystarczy przeglądarka internetowa i konto użytkownika.
Jak system RMA ogranicza liczbę pomyłek przy zwrotach?
Każdy zwrot prowadzony jest pod jednym identyfikatorem, a dane produktu pobierane są ze słowników zamiast wpisywania z ręki. Historia zmian statusu zapisuje się automatycznie, więc nie ma sytuacji, w której dwie osoby prowadzą to samo zgłoszenie w dwóch wersjach.
Czy system RMA integruje się z systemem ERP?
Studio RMA.net wymienia dane z systemami ERP i sklepami internetowymi. Pobiera kartotekę kontrahentów i asortymentu oraz informacje o sprzedaży i gwarancji, a zwrotnie przekazuje dane o rozliczeniu reklamacji. Wymiana odbywa się przez pliki lub interfejs programistyczny.
Chcesz uporządkować obsługę reklamacji?
Uruchom bezpłatne demo Studio RMA.net i sprawdź, jak system prowadzi zgłoszenie od formularza do rozliczenia.
Skontaktuj się z nami
Zapytaj o demo, wycenę lub szczegóły techniczne. Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego.
SoftwareStudio Group Sp. z o.o. | ul. Innowatorów 8, 62-069 Dąbrowa